Criar um evento de sucesso é uma das grandes realizações para quem está à frente da organização desse acontecimento e para todos os envolvidos no processo, seja ele uma simples reunião ou enorme festival.
Eventos, em muitos casos, acabam se tornando a alma dos negócios de muitas empresas e principal investimento financeiro de muitas cidades, especialmente as turísticas. Muito se tem investido nessas ocasiões para divulgar o produto ou serviço prestado, melhorar a interação com a equipe e com os clientes, tornando colaboradores mais confiantes e consumidores mais interessados.
No livro “Estratégias para eventos”, de 2002, Janaina Brito e Nena Fontes afirmam que os eventos são, incontestavelmente, o maior e melhor meio de desenvolvimento nacional, do fomento da economia e da geração de emprego.
É com essa base de pensamento, que quem está responsável pelo gerenciamento precisa se ater a detalhes que garantirão um resultado satisfatório para todas as partes envolvidos.
Vamos citar 5 dicas importantes que irão garantir a satisfação para quem está organizando e, consequentemente tanto de quem contratou, quanto os participantes. Continue lendo:
1 – Definição de um objetivo
Defina um objetivo para o evento. O que se quer conseguir com o evento? Quais pontos exatamente se quer conquistar e o que, ou quem, se quer alcançar? Basicamente, é toda a visão de como o evento deve acontecer.
Combine esse pensamento ao planejamento. É nesse meio em que se define o quê, quando, onde, por que e como e se traça um estratégia.
Também é aqui que se decide pelo tema do evento.
2 – Traçar uma estratégia
Estratégia se resume a todas as ações utilizadas para atingir o objetivo.
Como esse evento será divulgado. Que meios de comunicação serão utilizados – panfletos, rádio, televisão, e-mail… o mais utilizado ultimamente, as redes sociais.
Que empresas serão fornecedores e colaboradores. Muito importante nessa parte é escolher como será a equipe responsável pela execução das ações.
Quais e como os investidores irão participar e como será a abordagem. Qual vai ser a estratégia para convencer a realidade de retorno positivo, e claro, lucrativo.
Sempre focando no que deve ser feito para atingir o objetivo, já definido.
3 – Planejamento estratégico e detalhado
A parte mais importante na criação de um evento. Quando bem organizado, com uma sequência lógica, tendo consciência assertiva para o começo, meio e fim, com definição de dia, duração e local, o evento caminha para o sucesso.
Crie uma planilha com a lista de todas as ações e providências que precisarão ser observadas, incluindo orçamentos e contatos. Também divida as tarefas, quem faz o quê. Não queira carregar tudo nas costas, é perigoso para a saúde e pode colocar tudo a perder.
4 – Pensar e respeitar o público-alvo
O objetivo de um evento só pode ser conseguido se estiver interligado a preocupação com quem será o público-alvo do evento.
A princípio, pode parecer a parte mais simples, no entanto, é indispensável conhecer a fundo para quem o evento será organizado. Pense na faixa etária, se o evento será restrito ou aberto e como o acesso será feito, se é pago ou gratuito, se haverá alimentação e qual tipo será oferecido. Ainda, é partindo desse ponto que é possível escolher o local adequado.
Pensar e respeitar o público-alvo é de grande importância. São as pessoas participantes desse acontecimento que irão avaliar se todo o trabalho anterior repercutiu positivamente. Dependendo da periodicidade do evento, são essas pessoas, que estiveram lá, que ajudarão na divulgação de um próximo evento.
5 – Contratar um seguro
Já imaginou um imprevisto tornar todo o processo de planejamento um desastre? Um atraso no equipamento, uma pane no sistema elétrico, um erro assustador da previsão do tempo, um acidente envolvendo pessoas.
Um item que precisa estar em primeiro lugar na lista de planejamento do evento é a contratação de um seguro de eventos. Além de proteger contra prejuízos financeiros e assumir a dívida em processos judiciais, através de uma responsabilidade civil, ter um seguro demonstra total preocupação com o público-alvo, ou seja, o pacote completo para garantir sorrisos.
Para contratar o seguro ideal, entre em contato com um corretor de seguros, que tem o conhecimento profissional sobre quais seguradoras mais atendem à realidade do seu evento e irá direcionar para os melhores planos.
Realizar um evento pode até ser trabalhoso, mas se começar seguindo esses cinco passos iniciais, é certeza que o trabalho será compensador no final de tudo.
