Eventos podem ser lucrativos e interessantes, mas podem também trazer prejuízos. Por isso, precisam de organização e segurança para terem sucesso
O setor de eventos vem crescendo mesmo com a economia tentando se recuperar. A Associação Brasileira de Empresas e Eventos (Abeoc), apontou um crescimento de 14%. Segundo o site do Ministério de Turismo, só este ano estão programados 789 eventos em todo o Brasil.
Esse crescimento acontece, porque muitas empresas têm visto os eventos como importante ferramenta de marketing. Uma das estratégias escolhidas é o live marketing, ou o marketing “ao vivo”, em que há uma interação imediata com o público. Um estudo da Associação de Marketing Promocional (Ampro), mostrou que esse segmento live movimenta R$ 49,7 bilhões no país.
O investimento em eventos cria novas oportunidades de negócios, aumenta a oferta de empregos formais e informais, aquece o turismo e favorece o setor de hotelaria.
Como garantir o sucesso de seu evento na pratica?
Para garantir sucesso em um evento, indiferente do tipo ou tamanho, é preciso ter todos os detalhes minuciosamente pensados e planejados. A melhor data, o público-alvo, o local mais adequado, melhores fornecedores, a equipe que estará envolvida, possíveis patrocinadores, a estrutura física e tecnológica, tudo previamente organizado e anotado. Programar cuidadosamente garante a credibilidade da empresa organizadora, a confiança de todos envolvidos e a satisfação final do público. Para o fim ser perfeito, os meios devem ser bem administrados. O caminho do sucesso no final depende disso.
Check-list
A melhor estratégia inicial é montar um check-list. Fazer uma lista com todos os pontos essenciais, seguida de contatos e informações precisas auxilia bastante o trabalho.
Local
Definir o local do evento deve ser o primeiro item da lista, logo depois de escolhido o objetivo ou tema. Tendo esse assunto resolvido, fica mais fácil pensar em datas, orçamentos, patrocínios, números.
Segurança
A segurança precisa ser fator em destaque na lista de assuntos a se resolver na organização de um evento. Escolha o lugar com espaço adequado, saídas e equipamentos de emergência devem ser checados e a contratação de uma equipe de segurança capacitada deve ser vista com atenção.
Público-alvo
Quem deve ser esperado durante o evento.
Equipe
Investir em uma equipe qualificada faz toda a diferença. São pessoas e empresas fornecedoras que vão trabalhar comprometidas com o resultado satisfatório.
Como prever imprevistos e cobrindo prejuízos?
Ainda que o evento seja bem planejado, imprevistos podem acontecer:
Atrasos ou danos na montagem e desmontagem; problemas com o trânsito, com a fiação, com a estrutura, utilização dos equipamentos, danos ao local; acidentes envolvendo funcionários ou público, processos por danos morais, responsabilidade civil; explosões, incêndios, irregularidades no uso de fogos de artifício; condições climáticas (se o evento depender disso); possível cancelamento, atraso na entrega dos fornecedores, falta de palestrantes ou artistas.
Infelizmente, são vários os fatores que podem transformar um planejamento de sucesso em uma sucessão de acontecimentos inesperados.
Tipos de eventos
Na internet foram listados mais de 120 tipos de eventos existentes. Eles foram divididos dentro de quatro tópicos principais que são, os eventos corporativos, como palestras, congressos, conferências, simpósios, feiras, entre outros. Eventos sociais, em que estão os casamentos, formaturas, bodas. Eventos culturais, shows, concertos, concursos, rodeios, exposições. Eventos religiosos, que reúnem fiéis em shows, retiros espirituais, cultos, caminhadas, festas. Eventos políticos, com destaque para comícios e convenções. Eventos esportivos, corridas, competições, campeonatos, atividades de lazer, gincanas.
Cada um precisa de um seguro detalhado, com uma cobertura completa direcionada a uma situação específica.
Como escolher o melhor seguro?
Para evitar uma longa dor de cabeça e prejuízos representativos, quem é responsável por um evento deve pesquisar e incluir a contratação de uma boa companhia de seguros. O ideal é recorrer a uma consultoria em seguros, (http://ransomseguros.com.br/produtos/seguro-para-eventos/) onde o responsável pelo evento terá assessoria para escolher a seguradora e a melhor opção de contratação que cubra todos problemas que venham acontecer.
Segurança, agilidade, profissionalismo, neutralidade, são algumas das muitas vantagens de procurar pela assessoria de uma consultoria de seguros.
Profissionais atualizados e atentos às mudanças do mercado irão oferecer produtos e serviços direcionados especificamente às suas necessidades.
